Penyederhanaan Birokrasi Wujudkan Pelayanan Publik Prima
Yogyakarta (23/02/2023) jogjaprov.go.id – Penyederhanaan birokrasi baik pada instansi pusat maupun instansi daerah, diharapkan dapat mewujudkan birokrasi yang lincah dan cepat, sehingga berdampak dan dirasakan langsung oleh masyarakat. Oleh karena itu, evaluasi kelembagaan harus dilakukan, guna mengetahui efektivitas dan efisiensi pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi setelah penyederhanaan birokrasi tersebut.
Plh. Asisten Bidang Pemerintahan dan Administrasi Umum Setda DIY, Beny Suharsono mengutarakan hal tersebut di sela kegiatan kunjungan lapangan dari Kementerian PAN-RB RI pada Kamis (23/02) di Gedung Radyosuyoso, Kompleks Kepatihan, Yogyakarta. Kunjungan lapangan KemenPAN-RB RI ke Pemerintah Daerah DIY kali ini ialah dalam rangka melakukan fasilitasi evaluasi kelembagaan pemerintah daerah dan pemantauan penerapan sistem kerja untuk penyederhanaan birokrasi pada kabupaten/kota di lingkungan DIY.
“Penyederhanaan birokrasi itu, terhadap tuntutan pelayanan publik harapannya bisa terasa langsung karena akan lebih mudah, lebih cepat, lebih agile dengan fungsionalisasi. Jadi dari sistem kerja dan dari proses penyederhanaan birokrasi, DIY plus kabupaten/kota sudah melaksanakan itu,” tutur Beny.
Diungkapkan Beny, proses penerapan sistem kerja pasca penyederhanaan birokrasi sebagaimana amanat Peraturan Menteri PAN-RB Nomor 7 Tahun 2022 tentang Sistem Kerja pada Instansi Pemerintah untuk Penyederhanaan Birokrasi akan terus berlangsung. “Kita sudah melakukan upaya itu dan proses tentu akan terus berlangsung karena dari struktur ke fungsional itu tidak serta-merta seperti mengubah, membaliktangankan. Harus ada proses pembelajaran,” ujar Beny.
Beny pun menyebutkan, proses pembelajaran tersebut salah satunya yakni melalui evaluasi kelembagaan atas penerapan sistem kerja pasca penyederhanaan birokrasi ini. “Kita melakukan evaluasi atas yang sudah kita lakukan melalui penyederhanaan birokrasi tadi. Jadi evaluasi, apakah lebih efektif, apakah lebih efisien, apakah lebih cepat, apa lebih mudah itu kan kita lakukan evaluasi. Memang kita masih terus melakukan evaluasi supaya berikutnya kita bisa menata perbaikan itu,” terang Beny.
Pada kesempatan yang sama, Pejabat Fungsional Analis Kebijakan Ahli Utama Kementerian PAN-RB, Teguh Widjinarko menyampaikan, Evaluasi Kelembagaan Pemerintah Daerah (PermenPANRB No. 20 Tahun 2018) dan Pemantauan Penerapan Sistem Kerja (PermenPANRB No. 7 Tahun 2022) dilakukan sebagai tindak lanjut arahan Presiden RI Joko Widodo terkait Reformasi Birokrasi. Presiden Jokowi mengarahkan, birokrasi yang dilaksanakan harus berdampak langsung kepada masyarakat, reformasi birokrasi bukan tumpukan kertas, dan birokrasi menjadi lincah dan cepat melalui penyederhanaan birokrasi.
Sebagai informasi, Penyederhanaan Birokrasi merupakan bagian dari pelaksanaan reformasi birokrasi dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintahan yang efektif dan efisien dengan mengoptimalkan pemanfaatan SPBE. Penyederhanaan Birokrasi dilakukan melalui tahapan antara lain yaitu, Penyederhanaan Struktur Organisasi; Penyetaraan Jabatan; dan Penyesuaian Sistem Kerja meliputi Mekanisme Kerja dan Proses Bisnis.
“Setelah penyederhanaan birokrasi ini kita memang perlu melakukan perubahan-perubahan tertentu terkait dengan cara kerja kita yaitu menggunakan implementasi sistem kerja. Pada dasarnya, implementasi sistem kerja adalah perubahan pola pikir kita dari pola pikir berpikir struktur yang hirearki, menjadi lebih cair, langsung, lebih cepat kita melakukan kegiatan kita,” ucap Teguh.
Teguh memaparkan, dalam sistem kerja instansi pemerintah yang baru ini, sesuai dengan penyederhanaan birokrasi, setiap unit organisasi terdiri dari 2 level struktur dan tim kerja yang terdiri dari JF dan Pelaksana. Selain itu, terdapat beberapa hal yang patut menjadi perhatian. Mulai dari Pejabat Penilai Kinerja; Ketua Tim; Pimpinan Unit Organisasi & Pemilik Kinerja; hingga PPT, PA, PF & Pelaksana.
Berbicara mengenai Evaluasi Kelembagaan Pemerintah Daerah sebagaimana PermenPANRB No. 20 Tahun 2018, Pejabat Fungsional Analis Kebijakan Ahli Madya Kementerian PAN-RB, Pungky Hendrawijaya mengatakan, instansi pemerintah melakukan evaluasi kelembagaan secara mandiri paling singkat 3 tahun sekali. Hasil evaluasi tersebut pun kemudian dilaporkan kepada Menteri PANRB. Apabila diperlukan, Kementerian PAN-RB akan melaksanakan verifikasi hasil evaluasi yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah.
“Tujuan dari evaluasi kelembagaan adalah mewujudkan organisasi pemerintah yang tepat fungsi, tepat proses, dan tepat ukuran dengan PermenPANRB Nomor 20 Tahun 2018. Di sana dinyatakan bahwa evaluasi dilakukan secara bertahap meliputi persiapan, kemudian pengumpulan data, pengolahan dan analisis data serta laporan evaluasi,” kata Pungky.
Dikatakan Pungky, evaluasi kelembagaan kementerian/lembaga ini diperlukan untuk pemenuhan aspek organisasi. Aspek pemenuhan organisasi tersebut antara lain yakni assessment organisasi berbasis kinerja; restrukturisasi (penyederhanaan) kelembagaan IP berdasarkan hasil asesmen; dan membentuk struktur organisasi yang tepat fungsi.
Metode yang dapat digunakan dalam pelaksanaan evaluasi kelembagaan meliputi, kuesioner, survey, populasi, sampel, multilevel, dan responden. Indikator evaluasi kelembagaan terdiri dari dua dimensi, yakni struktur dan proses. Dimensi struktur terbagi ke dalam 3 sub-dimensi yaitu kompeksitas (4 indikator), formalisasi (6 indikator), dan sentralisasi (1 indikator), sementara dimensi proses terbagi ke dalam 5 sub-dimensi antara lain keselarasan (5 indikator); tata kelola dan kepatuhan (7 indikator); perbaikan dan peningkatan proses (2 indikator); menajemen risiko (2 indikator); dan teknologi informasi (3 indikator). (Han/Rd/Tfk)
Humas Pemda DIY
